Hvad skal en gæstebriefing indeholde, og hvor lang må den være?

På kurserne i Gæstebriefing og forberedelse kommer det samme spørgsmål op, uanset om deltageren skal lave podcast, interviewe kolleger eller lede et møde for en forening: hvad skal der egentlig stå i en briefing, og hvor meget er for meget? Mange forestiller sig et langt dokument med alle spørgsmål, og andre sender en enkelt sms med tidspunkt og adresse. Ingen af delene hjælper gæsten særlig godt.

Svaret er kortere, end de fleste tror. En god briefing er en side, som gæsten kan læse på to minutter, og som besvarer de ting, en person typisk går og tænker på dagen før. Hvad skal vi tale om, hvor længe varer det, hvem sidder der, og hvad sker der bagefter med optagelsen? Når de fire ting er på plads, falder gæstens skuldre, og samtalen starter fra et bedre sted.

Start med formålet i en til to sætninger: hvad samtalen skal handle om, og hvem der lytter eller ser med. Gæsten skal ikke gætte, om det er et dybdegående portræt eller en kort kommentar til en aktuel sag. Skriv derefter praktikken: sted, mødetid, forventet varighed og om der er pauser. Det lyder banalt, men det er netop de oplysninger, der mangler, når en gæst dukker op og er usikker.

Dernæst kommer temaerne. Nævn tre til fem emner, ikke færdige spørgsmål. Hvis gæsten får alle spørgsmål, bliver svarene indøvede, og så mister du de gode, uplanlagte øjeblikke. Emner giver ro uden at låse samtalen. Afslut med rammerne for brugen: hvor optagelsen bliver vist, om gæsten kan se den først, og hvem man kontakter, hvis man fortryder noget.

• Formål og lytterkreds i to sætninger
• Sted, mødetid og forventet varighed
• Tre til fem emner frem for færdige spørgsmål
• Hvad optagelsen bruges til, og hvor den vises
• Et navn og et telefonnummer til spørgsmål

Tommelfingerreglen fra vores undervisning er én side og højst omkring 250 ord. Hvis du ikke kan holde dig dér, har du sandsynligvis ikke besluttet, hvad samtalen skal gå ud på. Længden er et symptom på uklarhed hos værten, ikke på behov hos gæsten. Mange deltagere opdager, at det at skære en briefing ned tvinger dem til at formulere interviewets egentlige vinkel, og den indsigt er mere værd end selve dokumentet.

Til gengæld må sproget gerne være almindeligt og venligt. Skriv, som du ville tale til gæsten over en kop kaffe. Undgå fagord som segment, cold open eller jingle, medmindre gæsten selv bruger dem. En gæst, der skal forklare sin hverdag for et publikum, har brug for at føle sig som voksen i rummet, ikke som genstand for et produktionsskema.

Mange sender briefingen samme morgen, fordi den først bliver færdig da. Det er for sent. Gæsten skal have tid til at tænke over emnerne, finde et par eksempler frem og eventuelt sige fra, hvis noget føles forkert. Send den helst nogle dage før, og følg op med en kort besked dagen før, hvor du bekræfter tid og sted. Så har gæsten to kontaktpunkter og ved, at nogen har styr på det.

Vi øver det i praksis på kurset: deltageren skriver en briefing til en gæst i et øvescenarie, sender den til en medkursist, som svarer, som gæsten ville, med de spørgsmål en rigtig person ville have. Næsten altid viser det sig, at noget oplagt mangler, fx om gæsten må bede om en pause, eller om optagelsen kan klippes bagefter. Det er den slags huller, man ikke ser selv, før andre læser med.

Lad være med at love, hvad du ikke kan holde. Skriv ikke, at samtalen bliver let, eller at ingen svære spørgsmål kommer, hvis du ikke ved det. En gæst, der er blevet lovet noget andet, end der sker, mister tilliden midt i optagelsen, og det mærkes straks i svarene. Vær hellere ærlig om, at der kan komme opfølgende spørgsmål, og at gæsten altid må sige pas.

Undgå også at fylde briefingen med din egen research. Gæsten behøver ikke vide, at du har læst alle hans gamle indlæg, og det kan virke mere kontrollerende end forberedt. Brug researchen til at stille bedre spørgsmål, ikke til at demonstrere, hvor meget du ved. Briefingen er gæstens dokument, ikke dit bevis på flid.

Hvis du vil have en skabelon, kan du bruge fem korte afsnit med fed overskrift: Hvad handler det om, Hvornår og hvor, Hvem er med, Emner vi kommer ind på, og Hvad sker der bagefter. Under hvert afsnit skriver du to til tre linjer. Det giver et dokument, som er nemt at skimme på telefonen, hvor de fleste gæster faktisk læser det.

Prøv den på næste samtale, du skal lede, og bed gæsten om en ærlig tilbagemelding bagefter: manglede der noget, var noget overflødigt? To eller tre runder er nok til, at du får en version, du kan bruge igen og igen, og som passer til den måde, du selv taler på. Det er sådan, vi arbejder med det i undervisningen, trin for trin.

• Hvad handler det om
• Hvornår og hvor
• Hvem er med
• Emner vi kommer ind på
• Hvad sker der bagefter